各院（部）、处及有关单位，全校教职工：
在疫情防控常态化管理下，为及时、有效、科学、规范地做好学校疫情防控档案收集归档工作，依据国家档案局第16号令《重大活动和突发事件档案管理办法》、省档案局《关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档的通知》，现将有关归档工作通知如下：
一、“防疫档案”定义和归档的重要意义
“防疫档案”是指学校、各单位及个人在疫情防控过程中直接形成的有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和形态的原始记录。
它们真实记录了学校抗击疫情的全过程、规律和特点，见证了全校师生众志成城、共克时艰，始终与国家需要同向同行的使命与担当，更是反映学校综合治理能力的一种真实记录和体现，对当前的疫情防控和以后可能发生的类似疫情防治工作具有重要参考、经验借鉴价值，也是未来进行科学研究、宣传教育、历史研究的基础素材。收集好、保存好疫情防控档案，是各部门认真贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示的重要举措。
二、提高政治站位，确保应归尽归
疫情防控校院处级各部门要高度重视，强化责任意识，将防疫档案的收集、整理、归档纳入疫情防控工作整体部署之中，确保同部署同推进同落实，明确分管负责人和1-2名专（兼）职人员具体负责，确保防疫文件材料和照片、视频等得到及时有效地收集和妥善保管，积极推进“随办随收”，努力做到“应收尽收、应归尽归”，并确保档案材料齐全、完整、真实、准确。严禁将属于归档范围的防控材料据为己有或放置部门自行保管。涉密文件归档按照国家保密规定操作。
三、专项工作负责人员信息报送
各归档单位和档案馆密切配合，协同建设好“防疫档案专题”数据库，守好学校珍贵的防疫记忆。为便于指导开展好疫情防控档案归档工作，请各归档部门办公室负责人通过下面二维码，报送本单位疫情防控档案归档分管领导及兼职档案员，5月24日前报送。
四、归档时间要求
2020-2022年形成的所有防疫档案应于今年6月底前全部完成归档移交档案馆。
五、“防疫档案”归档整理要求及流程
1、分类与排列：所形成材料按照文本、照片（含艺术创作类）、录音、视频、实物、其它（业务数据、公务电子邮件、网页、社交媒体）等进行分类。同一类别反映同一主题活动的文件应排列在一起，按文件时间（或重要程度）先后排列。
2、存储与命名：电子文件采用建立层级文件夹的形式进行存储。文件夹命名：“文件形成单位+年度+主题词”命名，比如：保卫处2020年疫情防控文件（或照片）汇总。每一个文件题名按时间+单位+问题(事由)+文种等命名，比如：20220505保卫处关于疫情期间教职工出入校园的通知。照片和视频档案以时间+单位（人物）+地点+事由为题名（关键信息要完整体现）。
3、档案馆收集指导室工作人员全程指导部门归档人员做好防疫纸质文件的鉴定、分类、组卷、编号、编目、装订等立卷整理；各职能部门归档人员，可通过档案馆云平台授权一卡通登录上传归档，完成电子文件数据的远程上传、云平台存储备份等。
4、疫情防控期间应归档文件范围，可登录档案馆网站，点击服务指南--归档范围，或点击http://archives.xjtu.edu.cn/dayw/gdfw.htm
文件形成部门填报归档人员登记表
“防疫档案”具有一定的复杂性和特殊性，各单位在收集归档中如遇问题，可及时联络档案馆：82665384（刘老师）；82665257（成老师）。档案馆将全力做好相关业务指导及服务工作。
档案馆
2022年5月17日
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